La GED, un outil indispensable mais dans des bonnes mesures.
La GED (Gestion Électronique des Données) et métiers du conseil, un outil à tout prix ?
La GED est un outil indispensable lors d’une Due Diligence. Elle a pour but de regrouper les informations financières et extra financières d’une entreprise de façon sécurisée. Appréciée par les professionnels du chiffre, cet effet de mode va-t-il se répandre jusqu’à prendre le pas sur le contact humain, indissociable des métiers du conseil financier ?
La GED ? Pourquoi ?
🔹 Une utilisation simple :
La GED permet aux différentes parties prenantes d’une Diligence Transactionnelle de centraliser les informations. Cet outil facilite la communication de documents entre les interlocuteurs. Son utilisation est simple. La seule action qu’un acteur ait à faire est de télécharger ou de visualiser des fichiers présents sur le cloud partagé. L’entreprise à l’origine de la GED aura pris soin de les intégrer au préalable. L’utilisation peut se faire dans plusieurs cadres :
🔹 Un cadre interne à l’entreprise.
Il permettra aux équipes de partager des documents, des informations, et même pour certaines, de collaborer sur la plateforme de façon à partager les travaux.
🔹 Un cadre externe, dans le cas de Due Diligences juridiques, fiscales, sociales et financières.
Les acteurs de la transaction pourront alors depuis leurs propres bureaux, travailler à distance sur les informations transmises.
Des avantages certains, pour les professionnels qui utilisent ces solutions :
⌛️ Le gain de temps qu’apporte cette solution. Les différents interlocuteurs n’ont plus besoin d’échanger par courrier électronique ou même d’aller chez le client dans des conditions souvent contraignantes.
💲 Le gain économique, lié au gain de temps. Les données étant accessible tout au long du processus de Transaction, les conseillers vont plus rapidement. Cela réduit la durée d’un deal et augmente les chances de succès.
👩💻 La sécurité des données, car seuls les intéressés par le deal ont un accès limité ou non à ces données, en fonction de l’état d’avancement de la Diligence.
🗃️ Le gain de stockage, évident quand on pense à la masse de documents à traiter lors d’une transaction.
Limites et bons usages de la GED
La GED, partie d’un effet de mode devient un outil indispensable pour les cabinets de Transaction Service, les Banques d’Affaires et les cabinets d’Avocats associés aux transactions. Mais faut-il en oublier l’essence même de nos missions et de notre esprit critique ?
Des limites Humaines (insoupçonnées de la GED) Les avantages de cet outil apportent leur lot de limites :
🔹 La digitalisation, vecteur principal du gain de temps, entraine une perte de contact humain. Ce contact, au cœur de nos métiers sert autant la Due Diligence, qu’une analyse approfondie des comptes ou du business plan. Il sert à cerner les motivations des acteurs, cédants ou cessionnaires, et permet d’ajuster la valorisation d’une entreprise en fonction d’un ressenti propre à chacun.
🔹 Le gain économique est aussi à relativiser. Même si les deals sont de plus en plus rapides, la charge de travail augmente sur un temps bien plus restreint. Ce déséquilibre se ressent autant chez les conseillers que chez les clients et la qualité des travaux peut s’en retrouver impactée. Tres mal écrit, en gros intensité versus qualité.
🔹 Pour la sécurité des données, il faut aussi se rappeler que même les serveurs ne sont pas à l’abris d’incident comme chez OVH avec l’incendie qui a détruit une partie des données de l’internet Français. Mal écrit, tu as un exemple, développez le (date, circonstance). Vous oubliez l’essentiel, les cyber attaques ( nombre d’attaques en France sur 2020, source à trouver).
L’expertise de Concorde sur la GED
Comme toute évolution des pratiques, les limites tendent à être atteintes. Chez Concorde, nous estimons que la digitalisation est en accord avec les évolutions de nos métiers.
Mais elle ne doit prendre le pas ni sur la relation qu’a un professionnel du chiffre avec son client, ni sur le ressenti qu’il peut éprouver au contact du terrain. Une session de Q&A (pas d’initial), d’innombrables appels téléphoniques, et bien plus de mail sont des procédés qui déshumanise les échanges.
Une transaction est avant tout une entente entre deux parties. C’est un accord mutuel, basé sur le respect de promesses tacites.
Comment respecter les demandes des parties prenantes sans comprendre leurs motivations ?
L’esprit critique ne peut s’épanouir correctement si nos seules connaissances d’une entreprise résident dans un environnement numérique et non dans notre expérience du réel.
Chez Concorde nous sommes convaincus qu’une "Due Diligence" ne peut se faire sans contact humain. Nous soutenons qu’un conseiller doit : Rencontrer et évaluer sur place.
Nous sommes pour une utilisation raisonnée et non exclusive de la GED. Une utilisation de l’outil mais sans la distance qu’il impose. Oui, les données sont indispensables à la continuité d’une mission mais une entreprise est avant tout une aventure humaine. L’oublier et concentrer nos conclusions sur la santé financière reviendrait à se dédouaner d’une partie de nos travaux.
Pour cette raison, il faut aller chez les parties prenantes, observer, comprendre, expliquer, motiver. La mission devient plus contraignante et peut être plus longue, mais ces échanges aident autant les conseillers que les clients.
Selon nous une juste valeur n’est pas seulement une histoire de chiffres. C’est aussi un ressenti. Doit-on alors, choisir la GED à tout prix ? Rappelez-vous que la GED est un outil, pas une solution.